【仕事術】事務的なミスを減らす方法

学校現場

こんにちは、ゴリパパです。

小学校の先生やっています。

学年主任、体育主任、生徒指導主任、その他さまざまな教科主任やよくわからない主任(要するに雑用)を経験。

教育技術執筆経験あり。

子育て、教育、学校現場のリアルなどを発信していきます。

一つの考えとして読んでいただけたらと思います。

ゴリパパ
ゴリパパ

32歳の2児のパパだよ

今日のテーマは、事務的なミスを減らす方法

学校の先生は、授業だけではなく、多くの事務的な処理もしなければいけません。

事務的な処理は、子供たちには関係がないので、時間や脳のメモリも使うべきではありません。

事務的なミスを減らすための結論を先に言っておきます。

結論

やるべきことを記録して、その記録したことを忘れないようにする。

超シンプル。

今日は、やるべきことを記録して、その記録したことを忘れないようにするために、ゴリパパが日頃から実践していることを紹介しようと思います。

ゴリパパ
ゴリパパ

事務処理のミスも積み重なると、信頼に響く。確実に処理しておきたい。

事務処理に使っているアイテム

紙の手帳

iPhone

使うのは2つのみ。

実際の使い方を解説していきます。

紙の手帳

この手帳に一元管理

管理内容:時間割、行事、子供の記録など(職場のことだけ)

iPadなどの手帳も試しましたが、最終的に紙に落ち着きました。

毎日持ち歩くものですし、学校ならいつでもどこでも使えます。(iPadのようなものは写真が撮れるため、嫌う管理職も)

保護者とのアポや、変更のあった時間割、体育館のダブルブッキングの回避など使い方はさまざまです。

さらに、何月何日に何をしたかを書いておくと、翌年以降思わぬ場面で活躍することも。

個人情報が入っているかもしれないので、無くすのだけは×!

管理は気を付けましょう。

ゴリパパ
ゴリパパ

ここを見ればなんでもわかるようにしておこう。記憶はあてにならない。記録をあてにしよう。

iPhone

おすすめ便利アプリ

リマインダー(apple純正)

ファイル(apple純正)

リマインダー(純正)

iPhoneに標準装備されているこのアプリ

とても便利です。

使う目的は、TO DOリスト作成と簡単なメモです。

家や通勤時間帯で見ることができるのもいいです。

簡単に使い方を紹介します。

アプリを開くと、下のような画面になります。

リスト(仕事、プライベート、資料付、買うもの)は自分で作成できます。

資料をタップすると下のような画面に。

+の新規を押して下のようにメモを入力します。

このメモのよいところは、TO DOとして残っているだけではなく、日付や時間を指定して、自分にリマインドをしてくれます。

さらに、このメモに書類も添付できます。

日付、時間、資料添付のやり方は以下の通り。

白い四角囲みをタップします。

下のような画面になるので、日付と時刻を入力します。

さらに下にスクロールすると、画像を追加というところがあります。

これで、書類なども一緒にメモをすることができます。

おすすめは、書類をスキャン。

PDFファイルのようになります。

こうすることで、いつ何をするのかを忘れず、さらに紙の資料も一緒にメモをすることができます。

ゴリパパ
ゴリパパ

個人情報とかは載せたらだめだよ。リマインドしてもらいたいものを入力しておくイメージだ。

ファイル(純正)

これも標準装備のアプリです。

ゴリパパの使用目的は、紙の書類の電子化です。

以下で、その方法を説明します。

ファイルを開くと、下のような画面になります。

フォルダ分けなどもできます。

右上の…を押すと、

上のような画面になるので、書類をスキャンにして、紙の資料を電子化します。

フォルダごとにわけておけば、とっても便利です。

ゴリパパ
ゴリパパ

紙はかさばる。スキャンして、紙はポイっ!

まとめ

事務的なミスを減らす方法

手帳に記録する

iPhoneに記録する

以上の2つをゴリパパは実践しています。

記録をして、その記録したことを忘れないようにすれば、ミスは激減します。

ただ、記録をする前に処理ができるのであれば、すぐにしましょう。

これが一番確実です。

以下の記事にも書いていますが、受け取ったボールはすぐに返すが基本。

よかったら「【時短術】先生向け」もご覧ください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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ゴリパパ
ゴリパパ

子育て、教育を通じて

よい社会にしていこう!

またね!!

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